Annuaire des anciens élèves : ce que permet le RGPD

1. Ce que vous pouvez faire avec une liste de promo

Pour la CNIL, l'annuaire des anciens élèves n'est pas un fichier obligatoire, contrairement à la gestion administrative de la scolarité. Il est donc permis, mais chaque personne peut refuser d'y figurer. Concrètement, avec vos listes de promo, vous pouvez :

• Contacter les anciens pour leur présenter le réseau et les inviter à le rejoindre.
• Savoir qui chercher : une liste de classe dit qui manque, même sans coordonnées à jour.
• Préparer les promos dans votre outil (année, classe), pour que chaque ancien retrouve les siens en arrivant.

Le bon réflexe : votre liste sert à inviter. C'est l'ancien qui crée sa fiche, choisit ce qu'il montre et accepte les conditions. Vous restez du bon côté du RGPD sans effort.

2. Ce qu'il faut éviter

• Publier un annuaire en ligne sans prévenir : les anciens doivent être informés au préalable et pouvoir s'opposer à la diffusion de leurs coordonnées.
• Créer des profils visibles à la place des gens, avec un nom, une photo ou un métier trouvés ailleurs.
• Laisser l'annuaire ouvert à tous : un lien qui circule, et n'importe qui consulte la liste de vos anciens.
• Garder éternellement des adresses mortes : un courrier qui revient « n'habite pas à l'adresse indiquée » est un signal pour retirer la donnée.
• Revendre ou prêter la liste à un partenaire, un sponsor ou une marque.

3. Transmettre la liste à une association d'anciens

C'est un cas fréquent : l'association des anciens demande à l'école la liste des diplômés. La CNIL l'admet, à condition que les anciens aient été informés de cette transmission et aient pu s'y opposer. Le plus simple est de le prévoir dès la scolarité : une phrase dans le dossier d'inscription ou le règlement, et un moyen simple de dire non.

Si vos anciennes promos n'ont jamais été prévenues, ne transmettez pas la liste brute. Écrivez-leur depuis l'école pour présenter le réseau : celles et ceux que ça intéresse le rejoindront d'eux-mêmes.

La phrase prête à copier pour vos dossiers d'inscription

4. Les 5 règles d'un annuaire serein

1. Informer : qui gère le réseau, ce qui est conservé, pourquoi, qui y a accès et combien de temps. Une page claire, accessible avant l'inscription.
2. Inviter plutôt qu'inscrire : la personne crée sa fiche elle-même et accepte les conditions.
3. Fermer l'accès : réservez l'annuaire aux membres validés par l'établissement. La CNIL recommande d'ailleurs de limiter l'accès en ligne aux seuls anciens.
4. Laisser la main : chacun peut modifier sa fiche, masquer une information ou supprimer son compte, sans avoir à le demander à quelqu'un.
5. Ne garder que l'utile : nom, promo, métier, ville, ce que la personne veut partager. Pas de date de naissance complète, pas d'adresse postale si personne n'en a besoin.

5. Ce que doit faire votre outil

Une bonne partie du RGPD se joue dans l'outil choisi. Avant de signer, vérifiez ces points.

Pour aller plus loin, la CNIL publie un guide de sensibilisation au RGPD pour les associations et des fiches pour les établissements scolaires. Ce guide vous donne les repères ; pour un cas particulier, demandez conseil à votre délégué à la protection des données.

Questions fréquentes

Une école peut-elle donner la liste de ses anciens élèves à une association d'anciens ?

Oui, à condition que les anciens aient été informés de cette transmission et aient pu s'y opposer. Sans cette information préalable, la liste ne doit pas être transmise.

Faut-il le consentement de chaque ancien pour créer l'annuaire ?

Pas forcément pour le contacter, mais toujours pour le rendre visible aux autres. La méthode la plus sûre : utiliser la liste pour envoyer une invitation, et laisser chaque personne créer elle-même sa fiche.

Combien de temps garder les données d'un ancien ?

Tant que la personne est membre du réseau. Quand elle supprime son compte, sa fiche doit disparaître. Une adresse qui ne répond plus depuis longtemps doit aussi être retirée de vos listes.